På årets Kommek-konferens i augusti delade tre representanter från svenska kommuner sina erfarenheter om modernisering av ekonomiavdelningar. Budskapet var tydligt: molntjänster är framtiden, men en inventering av befintliga system är avgörande innan nya lösningar införs.
Molntjänster – säkert och effektivt
Seminariet ”Effektiva processer på ekonomiavdelningen med hjälp av modern teknologi” bjöd på insikter från Ale, Höganäs och Värmdö kommuner. Diskussionen kretsade kring det ökade behovet av att använda molnbaserade ekonomisystem (SaaS) för att hantera komplexiteten i offentliga verksamheter.
– Det är inget snack, kör SaaS. En leverantör som till exempel Unit4 kan fokusera på driften av ett system. Om en kommun ska sköta driften på egen hand behöver man hantera 150 system, konstaterade Tommy Sundström, IT-upphandlare på Värmdö kommun.
Sandra Flodmark från Höganäs kommun delade sina erfarenheter av att gå från egen drift till molnet:
– Först kändes det läskigt, det kändes tryggt att ha egen drift, men vi har ändrat inställning.
Ken Gunnesson från Ale kommun liknade molntjänster vid den gamla tidens servicebyråer och betonade att systembyten kan vara en positiv upplevelse:
– Det är givande, man lär sig saker av att byta system och tar skutt i hur man jobbar.
Fokus på effektivisering
En återkommande utmaning för kommunerna är att göra mer med färre resurser. För att möta detta krävs ny teknik, men paneldeltagarna varnade för att investera i nya system utan att först se över de befintliga.
– I Ale har vi infört köpstopp för system tills vi har inventerat de system som vi redan har, berättade Tommy Sundström.
För att lyckas handlar det om att kombinera tekniska lösningar med smarta processförbättringar.
Automatisering frigör resurser
Under seminariet lyftes flera konkreta exempel på hur automatisering har effektiviserat ekonomiprocesser:
– Vi har lösgjort 20 procent av resurserna för redovisning tack vare automatisering, vilket har gjort att våra controllers idag kan fokusera mer på verksamhetsutveckling, berättade Ken Gunnesson.
Sandra Flodmark delade en framgångssaga från Höganäs kommun:
– Vi har automatiserat flöden. Ett exempel är att Swishbetalningar automatbokförs, vilket tidigare var ett stort manuellt arbete.
